Guide – Så lyckas du med mötet

De flesta som arbetar på kontor sitter i möte ett par gånger i veckan. Detta är ofta ett bra sätt att diskutera större frågor, få nya infallsvinklar och komma fram till gemensamma beslut. Så hur lägger man upp ett lyckat möte på kontoret? Här går vi igenom några bra saker att tänka på – innan, under och efter mötet

Förbereda möte

Gör en tydlig mötesagenda

Ta tiden att skriva en ordentlig mötesagenda. Genom att lista upp mötets alla punkter blir syftet tydligare för både dig och de andra deltagarna. Det gör det också enklare att bedöma hur långt mötet bör vara. Kanske behöver du dela upp det i två delar, eller kanske boka in flera separata möten om du märker att mötesinnehållet blir för spretigt. Se till att skicka ut dagordningen i god tid så alla deltagare hinner läsa igenom och förbereda sig.

Fördelar med en tydlig agenda: 

• När alla vet vad som ska diskuteras blir mötet mer fokuserat.
• Det blir tydligare vilka som behöver vara med under mötet.
• Deltagare får tid att förbereda sig vilket gör mötet mer effektivt.
• Det blir enklare att avgöra mötets form; är det en genomgång, ett seminarium eller en workshop?
• Det blir lättare att avgöra mötets längd samt möjligt att sätta en tid för varje mötespunkt.

Skicka en digital inbjudan

Var noga med att alltid skicka en digital mötesinbjudan som gör att mötet läggs in i deltagarnas kalender. På så sätt minskar risken för att mötet glöms bort eller prioriteras ned på grund av andra viktiga saker som dyker upp under dagen. Lägg gärna in din mötesagenda direkt i inbjudan så har du all information samlad på en och samma plats.

Se över och preppa mötesrummet

När du vet vilken form mötet ska ha och hur många som kommer att delta är det viktigt att se över mötesrummet. Får alla plats, eller behöver du ta in extrastolar? Fungerar tekniken i rummet, eller räcker det med att kunna skriva upp stödord på en whiteboard? Fyll på med dricksglas och se till att det finns vatten, och gärna något att tugga på, uppdukat på bordet.

Under mötet

Planera in och ta pauser

Glöm inte att planera in en eller flera pauser i mötesagendan. Detta är särskilt viktigt om mötet pågår i flera timmar. Då får alla deltagare en chans att röra på benen lite, gå på toa eller svara på viktiga jobbmejl som ramlat in under mötet. På så sätt blir det enklare att hålla engagemanget i gruppen uppe under hela mötet.

Skippa lunchmötet

Se till att ta en ordentlig lunch utanför konferensrummet. Om detta innebär lunchlåda i lunchrummet eller gemensamt restaurangbesök spelar ingen roll. Det viktiga är att ni byter miljö och kan prata om andra saker en stund. När hjärnan får ett avbrott från det ni jobbar med minskar risken för att ni kör fast och det blir enklare att komma på nya fräscha idéer när ni går in i mötet igen.

Följ agendan och håll tiden

Försök att följa agendan även om det finns punkter som går in i varandra eller snuddar vid gemensamma ämnen. På så sätt undviker du att det blir rörigt vilket är extra viktigt för den eller de som för mötesanteckningar. Detta minskar även risken för att ett ämne snyltar på tiden för ett annat, och därmed tar upp alldeles för mycket tid.

Efter mötet

Sammanfatta beslut och uppgifter

Det är smart att avsluta mötet med en kort sammanfattning. Har ni ett långt möte kan ni behöva sammanfatta varje avslutad punkt så att ingen information faller mellan stolarna. Under sammanfattningen tydliggör du vilka beslut som tagits, vilka uppgifter som delats ut samt vilken deadline som gäller för utförandet.

Boka in avstämningar och följ upp

Följ upp att uppgifterna läggs in i ert gemensamma projektledningssystem, eller att de mejlas ut till samtliga deltagare om ni har en utsedd sekreterare eller koordinator. Boka in avstämningar och uppföljningsmöten i god tid, så säkerställer du att ingen uppgift släpar efter.

Ska du inreda mötesrummet? Upptäck vårt noggrant utvalda sortiment konferensstolar, konferensbord, skrivtavlor och praktiska tillbehör. Bland våra inspirationsbilder hittar du även uppfriskande inspiration för mötesrummet med tips på snygg design och produkter som passar bra ihop. Behöver du mer hjälp är du alltid välkommen att kontakta vår inredningshjälp för företag.